Hvordan kommunisere god IKT-skikk?

Det finnes mange uskrevne regler for hvordan man skal sette opp en elektronisk kommunikasjonsløsning for store organisasjoner. På NTNU Dragvoll opererer de enda med e-post-«lister» lagret i MS Excel-format. Dette medfører mange ulemper for brukerne:

  • Det er tungvint. I stedet for å sende til en liste-adresse må man først åpne nettleseren, og så regneark-program, og så riktig fane, og så markere alle adressene i en liste, og så kopiere og lime inn i e-post-programmet.
  • Ansatte orker i praksis ikke å lære seg å bruke excel-arkene skikkelig, slik at det finnes multiple mer eller mindre oppdaterte lister i omløp (Typisk «Svar til alle» på gammel e-post, og så slette emnet+innhold).
  • Spesielt tungvint er det for nye ansatte, som kunne hatt nytte av å bruke oppdaterte lister for å komme i kontakt med de nye kollegaene i et relativt asosialt arbeidsmiljø og uoversiktlig kontorterreng.
  • Adressene er synlige for alle mottagerne, sånn at alle adressene kommer på avveie hvis en av mottagerne blir infiserte av virus.
  • Adressene ligger åpent tilgjengelig på nettet, slik at spam-roboter kan samle dem inn direkte.

Jeg har argumentert for en åpen løsning, f.eks. Mailman, eller i det minste at man begynner å bruke de liste-funksjonene som ligger i fakultetets server-programvare. Fakultetet har bekreftet at de har slik programvare, og IT-avdelingen har sagt at de godt kan sette opp slike lister. Men nå stopper det likevel etter fem måneder, fordi adm. på ISS sier at det ikke er nødvendig. De har jo allerede e-postlister (i Excel).

E-post-lister ville gitt en sikrere, tryggere og lettere e-post-hverdag for brukerne. Men jeg klarer ikke å kommunisere ren fornuft til instituttet.

Phish beskriver følelsen min ganske fint i sangen Talk fra Billy Breathes (1996):

I cant talk my talk with you
Nothings ever soaking through
the filter that surrounds your thoughts
and holds out lessons left untaught